2.1. GENERALIDADES DEL COSTO POR ORDENES DE PRODUCCIÓN
1.- Definición.
Sistema de costos por
órdenes de producción. Este sistema recolecta los costos para cada orden o lote
físicamente identificables en su paso a través de los centros productivos de la
planta. Los costos que intervienen en el proceso de transformación de una cantidad
específica de productos, equipo, reparaciones u otros servicios, se recopilan
sucesivamente por los elementos identificables: Materia prima aplicable, mano
de obra directa y cargos indirectos, los cuales se acumulan en una orden de
trabajo.
Resulta aplicable a
empresas donde es posible y resulta más práctico distinguir lotes,
sub-ensambles, ensambles y productos terminados de una gran variedad.
Las empresas que
comúnmente utilizan este sistema son:
§ De impresión
§ Astilleros
§ Aeronáutica
§ De construcción
§ De ingeniería
El sistema de costo
por órdenes lleva dos controles:
El de órdenes y el de
hojas de costo, de cada una de las órdenes que están en proceso de fabricación.
Este sistema de costos se aplica en los casos en que la producción depende básicamente
de pedidos u órdenes que realizan los clientes, o bien, de las órdenes dictadas
por la gerencia de producción, para mantener una existencia en el almacén de
productos terminados de artículos para su venta, en estas condiciones existen
dos documentos de control:
§ La orden. Que lleva
un número progresivo con las indicaciones y las especificaciones de la clase de
trabajo que va a desarrollarse.
§ Por cada orden de
producción se abrirá registros en la llamada hoja de costos, que resumirá los
tres elementos del costo de producción referentes a las unidades fabricadas en
una orden dada.
Fig. Orden de
producción.
2.- Importancia y Objetivos.
El sistema de costos
por lotes es importante porque podemos conocer las necesidades de nuestros
clientes potenciales, ya que de acuerdo a sus necesidades podemos llegar a
producir los productos de acuerdo a su naturaleza.
En la actualidad para
que la contabilidad moderna pueda cumplir con los objetivos de la gerencia de planeación
de utilidades, control de costos y su contribución a la fijación de precios de
venta.
La gerencia al
asignar la responsabilidad por los resultados reales de sus operaciones desea
tener la seguridad de que tales resultados han sido medidos correctamente. Pero
antes de formular un juicio sobre el buen o mal funcionamiento de la empresa
deben aplicarse a los resultados una medida de eficiencia aceptable, contando
para esto con los sistemas de costos predeterminados.
El primer sistema de
costos predeterminados completo es el de costos estimados, que se basa en
estimaciones que se realizan con base a experiencias anteriores y con las
condiciones de fabricación previstas para procesar un artículo o cumplir con
una orden.
El segundo sistema es
de costos estándar que se calcula con bases científicas sobre cada uno de los
elementos del costo a efecto de determinar lo que un producto debe costar.
Calculado con el factor de eficiencia, y sirve como medidor del costo.
Su objetivo principal
es el control de la eficiencia operativa, por lo cual este sistema de costos
resulta óptimo para los fines administrativos de planeación y control de los
costos.
3.- Características.
El sistema de órdenes
de producción se implanta en aquellas industrias donde la producción es
unitaria, o sea que los artículos se producen por lotes de acuerdo con la
naturaleza del producto.
Sus características
son:
§ Permite reunir
separadamente cada uno de los elementos del costo para cada orden de
producción, ya sea terminada o en proceso de transformación.
§ Es posible y resulta
práctico lotificar y subdividir la producción, de acuerdo con las necesidades
de cada empresa.
§ Para iniciar la
producción, es necesario emitir una orden de fabricación, donde se detalla el
número de productos a laborarse, y se prepara un documento contable distinto
(por lo general una tarjeta u hoja de orden de trabajo), para cada tarea.
§ La producción se hace
generalmente sobre pedidos formulado por los clientes.
§ Las industrias mueblerías,
jugueteras, fabricación de ropa. Artículos eléctricos, equipo de oficina, etc.
Aplican este sistema.
§ Existe un control más
analítico de los costos.
§ El valor del
inventario de producción en un proceso es la suma de las cantidades consignadas
en las tarjetas u hojas de costos de órdenes de trabajo pendientes de
determinar su manufactura.
2.1.
CONCENTRACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS DEL COSTO EN AUXILIARES
MATERIA PRIMA
En
las empresas generalmente se inicia con: Un pedido de la fábrica
hacia el almacén o por el almacén quien puede
solicitar compras por razones fundamentales como son mantener en
existencia o suplir a la fábrica inmediatamente o ambas a la vez; se prepara la
solicitud de compras de materias primas y las envía al Depto. de compras donde
se procederá al proceso de cotización
y evaluación seleccionando la más adecuada atendiendo a criterios
de calidad, cantidad y precio. Después se procede a la preparación de
la orden de compra al proveedor por una serie de formularios que incluye
lo siguiente:
a) Requisición
b) Solicitud
de almacén
c) Cotizaciones
y
d) Orden
de compra
1) SOLICITUD DE
COMPRAS: Es el formulario que utiliza el almacén debidamente autorizado, para
solicitar las compras en el Depto. de compras, este debe ser impreso,
pre-numerado en original y varias copias.
2) COTIZACION: Es el formulario
de uso interno en el Depto. de compras, para localizar las materias primas y
los precios del mercado. Deben enviarse tantas cotizaciones sean
necesarias, para tener una selección de compras.
3) ORDEN DE COMPRAS: Es
el formulario donde se autoriza al proveedor a despachar las materias primas
con cargo a la empresa algunos contadores lo definen como el formulario
que compromete el crédito de la empresa con
los proveedores.
MANO DE OBRA
Dada la
importancia que tiene la mano de obra como elemento esencial de la producción,
así como también por ser el elemento más complejo para su adecuada
administración la cual está a cargo principalmente del departamento de Personal
y de Contabilidad; lleva un control por medio de formas estadísticas, reportes,
etc.
Los aspectos
más relevantes en el Control de la mano de obra son:
Contratación
Registro
Identificación
Control de
tiempo y de labor
Análisis
Valuación
Pago
Contabilización
Medición de
eficiencia
CONTRATACIÓN
La selección
de la empresa que necesite de personal para el correcto desempeño de sus
labores, debe solicitarlo al funcionario que tenga facultad para autorizar la
contratación de nuevo personal. Una vez recabada la autorización por escrito,
es turnada al Departamento de Personal, con mención de las características que
deberá reunir la persona o personas solicitadas, a fin de que proceda a
búsqueda o selección del o de los individuos que deberán ser contratados.
Los medios
para el reclutamiento son variados, puede ser: buscar en el registro de
personal de la misma empresa para ver si alguien tiene el perfil, o la de
personas ajenas a la empresa. Dicha solicitud puede hacerse por el periódico,
demandas a las bolsas de trabajo, empresas de capacitación o alguna otra que
presté el servicio de búsqueda y selección de personal.
Cuando los
interesados vayan a la empresa deberán entrevistarse con el jefe de Personal, a
fin de realizarles las pruebas necesarias y elegir al más idóneo para el puesto
y posteriormente elaborarle el contrato individual de trabajo. En éste se
plasman los derechos y obligaciones tanto del trabajador como del patrón, la
jornada de trabajo, salario, vacaciones, entre otros.
Después de
firmar el contrato procede inscribirlo en el RFC e IMSS, pero cuando el
contrato es colectivo cada nuevo integrante deberá ser aceptado por el
sindicato.
REGISTRO
Posteriormente,
se abre un expediente (Registro de Personal) donde se archiva su Solicitud de
Empleo y el Contrato mismo; éste expediente tiene como finalidad contener todos
los documentos del trabajador en un solo legajo.
IDENTIFICACIÓN
El
Departamento de Personal no termina su labor, debe de seguir la actuación del
personal durante el tiempo que labore en la empresa. Debe ir formando un
historial del trabajador con datos que conduzcan a un mejor conocimiento del
individuo, así como los que puedan dar sobre él mismo, pautas de eficiencia,
puntualidad, honorabilidad, etc. Este historial deberá formar parte del
Registro Personal.
CONTROL DE
TIEMPO Y LABOR
El control
de tiempo generalmente se hace con un reloj marcador, donde se registra la
entrada y salida de cada trabajador por medio de tarjetas de tiempo. Con estas
tarjetas se facilita saber qué trabajador se encuentra dentro de la fábrica;
además el procedimiento de pago se establece con los días y horas que han
laborado, sirven para el cálculo de las percepciones individuales de los
trabajadores. Cuando se le paga a los trabajadores bajo la base de unidad de
tiempo y se trabaja con un Sistema de Costos por Órdenes de Producción, es
necesario identificar que proporción de tiempo trabajado corresponde a cada una
de las órdenes. Para hacer posible esto, se utilizan las denominadas tarjetas
de Distribución de Tiempo; en los departamentos productivos y bajo la
supervisión del jefe se registran las marcas de tiempo. Las cuotas por hora y
los importes se anotan y calculan en el departamento de Contabilidad de Costos.
En cuanto
al control de labor, cuando la retribución a los trabajadores es sobre la
producción que realizan, se debe controlar el trabajo que llevan a cabo para
valorar el rendimiento de cada individuo y ver si es el adecuado. Los
trabajadores elaboran reportes de trabajo ejecutado, mismos que son autorizados
por el Departamento Productivo.
ANÁLISIS
Si el sistema
utilizado por la empresa es por órdenes de producción, se necesita contar con
un reporte de la labor ejecutada por los trabajadores, identificada por
órdenes, para determinar el cargo correspondiente a cada una. Esto se logra por
medio de un Reporte de Trabajo Ejecutado.
Si el sistema
de costos empleado es el de Procesos, Departamentos, Fases, etc. Bastará con
mencionar en las tarjetas de tiempo el empleo que desempeña cada trabajador y
el Departamento en el que está ocupado, para que el Departamento de
Contabilidad identifique con exactitud a cuál de esas fases, etapas, etc., de
la producción debe cargarse el costo de la Mano de Obra de cada operario.
VALUACIÓN
Está
condicionada al sistema de pago que se haya adoptado dentro de la empresa, así
como al de Contabilidad de Costos que se utilice. Los sistemas más comunes para
remunerar la Mano de Obra toman como base:
Unidad de
tiempo. Basta con establecer las tarjetas de tiempo, en las cuales el
trabajador reporta los días y horas trabajados, y con base en las mismas se
calculan sus percepciones. Cuando el elemento obrero es muy responsable, éste
sistema rinde muchos frutos, pues de otra manera, sabiendo que al trabajador se
le pagará lo mismo si produce mucho o poco, tiende a caer en el vicio del
mínimo esfuerzo, en prejuicio del rendimiento de la producción, sin darse
cuenta del daño que ocasiona a la empresa y, por consiguiente, a sí mismo.
Unidad
producida. Consiste en motivar al trabajador a ganar más dinero, puesto
que se le paga de acuerdo con lo que produce. Una desventaja sería que por
querer producir más, descuide la calidad de lo que hace. Requiere de los
Reportes de Trabajo Ejecutado.
De
incentivos. Trata de hacer una combinación de los dos anteriores, para
aprovechar sus ventajas y eliminar sus inconvenientes; por ello se llama
también sistema mixto. Se cubre un salario determinado al trabajador, a cambio
de un mínimo de producción establecido, y que, por el excelente logrado de éste
mínimo, se le bonifique determinada cantidad, pero a condición de que cada
unidad defectuosa hecha por él, causará una sanción que vendrá en detrimento de
su trabajo. Otro incentivo es la Participación de los Trabajadores en las
Utilidades.
PAGO
Después de
haber sido valuada la mano de obra, deberá concentrarse para el pago, que
generalmente se hace por semana cuando se trata de Industrias de
Transformación. La concentración se realiza formulando la Lista de Raya
Semanal. Para el cálculo de ésta, deben tomarse en cuenta el salario, el tiempo
extra, las deducciones de ley.
Cuando ésta
ha sido elaborada, es conveniente hacer una solicitud de efectivo, a fin de que
el dinero que se retire del Banco para cubrir a los trabajadores sus alcances,
sea en las denominaciones necesarias para la liquidación de raya. Esta
solicitud no procederá cuando se utiliza el servicio de sobres de raya que
proporcionan algunos bancos. Al momento de hacer entrega del efectivo a cada
uno de los obreros, se le hará firmar de recibido en la Lista de Raya, conforme
lo previene la LIMSS.
CONTABILIZACIÓN
Por el
importe de la solicitud de efectivos, el Departamento de Contabilidad corre un
asiento de:
Mano de obra
por Aplicar x
Bancos x
Con base en
la Lista de Raya, en las Tarjetas de Distribución de Tiempo o en los Reportes
de Trabajo Ejecutado, se hará la distribución del importe pagado, que da lugar
a un asiento de:
Producción en
Proceso x
(Subcuenta
que corresponde según
al sistema de
costos adoptado)
Mano de obra
por Aplicar x
La cuenta de
Mano de obra por Aplicar tiene función de cuenta puente. El asiento anterior se
formulará con base en un Registro de análisis de la Mano de Obra, que se
clasifique y acumule el importe pagado a los trabajadores, por Órdenes de
Producción.
Se aconseja
que dentro del Departamento de Contabilidad se cuente con un registro de
acumulación de sueldos, que puede llevarse por medio de un tabular o de
tarjetas individuales. El registro sirve de antecedente para el cálculo anual
del impuesto sobre productos del trabajo y del reparto de utilidades a los
trabajadores. Este registro debe afectarse mensualmente por las percepciones de
cada trabajador.
MEDICIÓN DE
EFICIENCIA
En las
industrias de transformación se vuelve necesario el controlar la eficiencia
general de cada departamento de producción y de cada individuo en particular.
Para le
medición de eficiencia se hace necesario formular gráficas, relaciones y
estadísticos que muestren el rendimiento y aprovechamiento de cada una de las
fases de trabajo de la empresa.
La
interpretación de estos documentos permite determinar en qué puntos existen
fallas y en qué consisten éstas, lo que facilita tomar las medidas adecuadas
para corregirlas.
PRORRATEO DE GF
Cuando la fábrica puede
dividirse departamentalmente y se desea tener un análisis de esas secciones, el
problema contable consiste y reviste las siguientes facetas: La aplicación
departamental de los gastos indirectos La derrama interna de los gastos
departamentales, o sea el prorrateo interdepartamental La solución a estos problemas
es efectuar el prorrateo de los gastos indirectos de fabricación.
Tipos de Prorrateo
A) ProrrateoPrimario.
B) Prorrateo Secundario.
C) Prorrateo Final
Concepto de PRORRATEO: § Reparto proporcional de una
cantidad. § Es
la base para la asignación de un importe de manera proporcional y equitativa a
cada departamento. §
Distribución y redistribución de los Gastos Indirectos de Producción en cada
departamento. A) Prorrateo Primario. Consiste en distribuir y acumular los cargos
indirectos primariamente entre los centros de producción y de servicios
existentes. También podemos decir que es, la aplicación de los gastos
indirectos de producción a cada departamento conociéndose al final del periodo
los gastos del departamento que mayor servicio ha otorgado Para realizar el
prorrateo primario es necesario utilizar una base de distribución y aplicar la
fórmula siguiente: Cargo indirecto/ base seleccionada = factor de distribución.
Entre las Bases de aplicación más conocidas para llevar acabo el Prorrateo
Primario de los gastos indirectos de fabricación.
Al efecto se citan a
continuación las bases más conocidas para la aplicación de los gastos
indirectos a la producción:
A. EN FUNCIÓN DEL VALOR DE
LOS ELEMENTOS DIRECTOS UTILIZADOS:
a) Costo de los materiales
directos utilizados en la producción
b) Costo de la labor directa
empleada en la producción
c) Costo directo (primo)
B. EN FUNCIÓN DEL TIEMPO EN
QUE SE DESARROLLA LA PRODUCCIÓN
a) Número de horas directas
trabajadas b) Número de horas directas e indirectas trabajadas
c) Número de horas maquina
d) Kilovatios hora
e) Combinación de algunas de
las anteriores
C. EN FUNCIÓN DE LA MAGNITUD
FISICA DE LA PRODUCCIÓN
a) Número de artículos o
unidades producidas
b) Peso de los artículos o unidades producidas
c) Volumen de los artículos
o unidades producidas
d) Combinación de algunas de
las anteriores
D. MIXTAS: Combinación de
dos o más de las anteriores.
Las bases más ocupadas en la
práctica, son las que están en función del valor de los elementos directos
utilizados, pero de ninguna manera son las más adecuadas, porque no representan
un punto de apoyo justo que tenga siquiera relación lógica con el costo
indirecto de producción; sin embargo su empleo fue y es aplicado por la
facilidad que representa el prorrateo en esa forma, sobre todo en empresas
industriales que no tienen una organización adecuada.
Si se analizan los conceptos
más importantes de gastos indirectos de producción, se aprecia que en su
mayoría se causan en función del tiempo; por lo tanto lógicamente, el factor
tiempo deberá ser la base para su aplicación; ese lapso se puede determinar si
se piensa qué o quién es el que produce, encontrando que en algunas factorías
será el elemento humano, y en otras, las instalaciones por medios modernos
(maquinarias). Lo anterior quiere decir que la aplicación de los gastos
indirectos de producción podrá ser en función de horas-hombre, horas-maquina, o
su combinación, con resultados satisfactorios.
Podría hacerse una
combinación de las bases, pero lógicamente traería consigo mayor dificultad, e
incluso podría ser impráctica.
PRORRATEO FINAL
Tiene como base el resultado
del prorrateo Secundario y que concluye la etapa de asignación de los costos
indirectos a los productos.
Aquí se utilizan bases de
asignación siendo las más comunes: § en
función de la magnitud física de la producción: número de artículos, peso y
volumen de los mismos. § en
función del costo de los elementos directos utilizados: materia prima directa
utilizada y mano de obra directa empleada en cada artículo o costo primo. § en función del tiempo en
que se desarrolla la producción: horas hombre u horas máquina, y haciendo una
mezcla de todas las alternativas anteriores. Como lo que son, bases, es conveniente
considerar que tienen un comportamiento uniforme en todo.
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